Gérer des projets de traduction en entreprise, ça demande des outils adaptés à la réalité des échéances serrées, des multiples versions de documents et d’une foule d’imprévus. Le portail client Versacom exploite les dernières technologies pour vous offrir des options illimitées qui facilitent et accélèrent ce travail. En voici quelques-unes, auxquelles peuvent s’en ajouter d’autres selon vos besoins particuliers :

Suivi d’avancement en temps réel
Le portail vous indique toujours où en est chaque projet, de l’analyse initiale jusqu’à la livraison.

Ajout et modification de projet
Le portail Versacom facilite l’envoi de nouvelles versions de vos documents à traduire.

• Vous pouvez ajouter de nouveaux fichiers à une demande en cours.
• Vous pouvez partir d’une demande déjà livrée, que ce soit quelques jours ou des mois plus tôt. Les champs de la demande sont déjà tous remplis, alors il suffit de joindre la nouvelle version.

Annulation de projet
Pour chaque projet en cours, une option vous permet de faire immédiatement arrêter le travail au besoin.

Gestion d’un même projet par plusieurs coéquipiers
Il est possible de désigner plus d’une personne comme responsable d’un projet. Tous vos coéquipiers autorisés peuvent donc gérer vos demandes et recevoir les traductions pendant vos vacances ou toute autre absence prévue ou imprévue.

Accès facile aux fichiers de tous vos projets passés
Vous avez accès à un outil de recherche complet pour la totalité de vos projets déjà livrés, avec tous les fichiers traités dans chaque projet. Vous n’avez pas le numéro du projet? Cherchez simplement par mot-clé ou par période.

C’est une lourde responsabilité de protéger l’information que crée ou fait circuler votre organisation. Le portail client Versacom vous facilite la tâche en réunissant toutes les mesures de sécurité essentielles. En voici quelques-unes, auxquelles peuvent s’en ajouter d’autres selon vos besoins :

Gestion centralisée des droits d’accès
Vous contrôlez l’attribution des droits d’accès aux employés et leur retrait au besoin.

Authentification unique
Chaque utilisateur autorisé doit utiliser ses identifiants pour accéder au portail.

Traçabilité des accès
Toute utilisation du portail est documentée et traçable en détail, ce qui vous permet de faire des vérifications.

Cadre entièrement contrôlé
Comme tout partage d’information et de fichiers se fait exclusivement sur le portail, vos messages et vos documents d’entreprise n’ont pas à circuler par d’autres moyens moins sûrs comme le courriel.

Même quand tout va vite et quand les versions se multiplient, c’est possible d’éviter toute dépense inutile en traduction. Voici des moyens faciles que vous offre le portail Versacom pour veiller à vos budgets :

Évaluation des frais avant le début d’un projet
Vous pouvez demander un devis professionnel fiable établi par votre chargé de projets attitré, qui vous préviendra si certaines stratégies permettraient de réduire les frais.

Évitement des frais minimums
Vous avez la possibilité de regrouper dans un seul projet plusieurs textes qui portent sur un même sujet ou des sujets semblables. C’est idéal pour éviter les frais minimums applicables aux textes qui prennent moins d’une heure à traduire.

Annonce des projets à venir
C’est simple et rapide d’informer votre chargé de projets pour qu’il amorce immédiatement la planification d’une demande à venir d’ici quelques jours ou quelques semaines. La planification proactive permet souvent de réaliser des économies intéressantes, surtout dans le cas des grands projets.

C’est assez fréquent que les employés d’une organisation se demandent qui est leur agence de traduction et comment la joindre. Le portail client Versacom vous permet d’éviter ce problème et les pertes de temps qui en résultent.

Accès direct à partir de votre réseau interne

• Vous pouvez placer une icône ou un lien bien en évidence à la page d’accueil de votre réseau interne ou dans votre intranet d’entreprise. Vos employés voient tout de suite qu’il suffit de cliquer pour accéder au portail de Versacom. De là, ils créent et gèrent facilement leurs projets de traduction.
• Ce mode d’accès vous garantit que la gestion de la traduction se fait toujours dans un cadre doublement contrôlé et sécurisé : d’abord celui de votre réseau interne, et ensuite celui du portail Versacom, offrant toutes les mesures de sécurité dont vous avez besoin.

Pas facile d’assurer que tous vos employés utilisent correctement la terminologie de l’entreprise dans leurs documents. C’est pourtant essentiel à l’exactitude et à l’uniformité de vos communications. Ça vous permet aussi d’économiser puisque les traducteurs prennent moins de temps à tout vérifier. Le portail client Versacom vous donne un moyen simple de relever le défi :

Hébergement de votre lexique multilingue

• Un lexique d’entreprise peut être accessible en un clic à la page d’accueil du portail.
• Une bannière d’information du portail peut rappeler aux employés de bien valider dans le lexique la terminologie des documents qu’ils produisent et envoient traduire.
• Vos traducteurs attitrés de Versacom utilisent le même lexique que vos employés, ce qui assure doublement l’exactitude et l’uniformité terminologique.

Avec tous les documents qui s’écrivent et se traduisent dans votre entreprise, il faut une solide coordination pour que le style et la terminologie soient conformes et uniformes partout. Faciliter cette coordination, ça fait partie intégrante de notre mission. C’est pourquoi le portail Versacom vous aide à faire connaître et respecter vos préférences de terminologie et de style. Voici trois options utiles, auxquelles peuvent s’en ajouter d’autres selon vos besoins :

Lexique multilingue d’entreprise
Vous avez la possibilité d’héberger votre lexique sur le portail, pour que vos employés puissent le consulter en quelques clics et respecter votre terminologie approuvée quand ils produisent des contenus. Vos traducteurs attitrés de Versacom utilisent le même lexique.

Regroupement de textes semblables
Quand vous faites traduire plusieurs textes qui emploient la même terminologie, vous pouvez les regrouper dans le même projet sur le portail Versacom. C’est une garantie de plus qu’ils seront tous traduits par les mêmes personnes de façon parfaitement uniforme.

Envoi de documents de référence
Avec vos textes à traduire, le portail vous permet d’envoyer facilement des documents de référence. Ces documents font gagner du temps aux traducteurs en leur montrant exactement le style et la terminologie à utiliser.

Vous avez peut-être des dizaines ou même des centaines d’employés qui font traduire des documents. Comment vous assurer qu’ils soient tous au courant des règles à suivre et des ressources à leur disposition? Le portail client Versacom fait partie de la solution.

Bannières personnalisées

• Nous pouvons créer des bannières à volonté à la page d’accueil du portail, pour communiquer facilement avec tous vos demandeurs de traduction.
• Ces bannières sont parfaites pour faire connaître des fonctions du portail qui rapportent à votre entreprise, comme l’accès à votre lexique multilingue (pour assurer l’uniformité de vos communications) ou la possibilité de devancer la planification d’un projet pour maximiser vos économies.
• Elles vous permettent aussi de communiquer immédiatement toute modification à vos processus internes qui touchent la traduction (approbation des budgets, traitement des factures, etc.).