Principe 2 : la communication
La communication, c’est tout ce qui permet de maintenir la compréhension commune entre votre FSL et vous. Dans un contexte de collaboration quotidienne, c’est s’assurer que les interlocuteurs pertinents échangent régulièrement et ouvertement pour que les besoins et exigences de chacun soient exprimés et entendus. Voici des exemples de pratiques qui optimisent la communication, avec leurs avantages.
On s’y retrouve tellement mieux avec un organigramme
Vous voulez optimiser la collaboration avec votre nouveau FSL? Assurez-vous de lui demander un organigramme détaillé indiquant les coordonnées, le rôle et les responsabilités des personnes-ressources et des langagiers attitrés à votre organisation. Vos responsables de projet sauront ainsi précisément avec qui communiquer en fonction de la situation, qu’il s’agisse de planifier conjointement un projet urgent ou d’élucider le sens exact de certains passages dans un texte à traduire. C’est l’un des outils essentiels d’une collaboration efficace et cordiale et, à terme, de la qualité des services que vous recevez.
Simplicité
Vous déléguez une tâche qui serait inutilement fastidieuse à réaliser vous-même.
Qualité
C’est l’assurance de trouver la bonne réponse à tout coup, avec l’efficacité qui favorise une bonne entente.
Rapidité
Vous évitez de perdre un temps précieux à trouver chaque fois qui peut le mieux répondre à vos questions ou vous éclairer sur certains enjeux.
Demandez un plan de suivi pour savoir qui communique quand
Vous voulez rester bien aux commandes du mandat et de la relation avec votre FSL? Demandez-lui de vous proposer un mécanisme de suivi simple, efficace et personnalisé. Vous disposerez ainsi dès le départ d’un calendrier de discussions entre vos demandeurs de traduction et leurs vis-à-vis du FSL : au-delà de la gestion quotidienne, ils pourront y faire le point sur l’ensemble des enjeux dont dépendent la qualité et l’efficacité des services et de la relation. Votre FSL dressera un compte rendu détaillé de chaque rencontre et vous fournira aussi des rapports axés sur les paramètres de votre choix, à la fréquence souhaitée. Mieux encore, un portail client facilitera le suivi dynamique de vos projets en cours ou passés, ainsi que la gestion des échéances et des coûts.
Économies
Vous vous dotez d’un excellent outil pour évaluer l’efficacité du travail accompli et les économies réalisées.
Simplicité
Vous déléguez plusieurs tâches que votre FSL ne demande pas mieux que de faire pour vous.
Conformité
Vous vous assurez de ne rien laisser au hasard en documentant en détail chaque étape du processus.
Sécurité
Vous prévenez tout risque de dérapage qui pourrait passer inaperçu en l’absence de suivis réguliers et se transformer en problèmes sérieux.
Constatez l’utilité de rappels réguliers
Vous voulez vous assurer que les processus et les mécanismes en place sont respectés? Rappelez périodiquement à vos demandeurs de traduction l’importance de se conformer au mode de collaboration établi. Quand ils ont des doutes ou des questions, ils feront tout de suite appel aux experts plutôt que de trancher seuls et risquer de se tromper. La fréquence des rappels fait en sorte que vos responsables, notamment les plus récemment embauchés, ne risquent pas d’oublier les meilleures façons de faire ou d’y déroger par méconnaissance. Vous et vos collègues réglez vite les problèmes potentiels en obtenant toutes les précisions nécessaires pour tirer des conclusions justes et éviter tout litige inutile ou malentendu fastidieux. De plus, advenant un problème réel, vous avez immédiatement accès aux experts les mieux placés pour trouver la bonne solution sans délai et vous donner entière satisfaction.
Rapidité
Vous et vos collègues avez l’assurance de joindre tout de suite l’interlocuteur le plus pertinent chez votre partenaire pour tirer les choses au clair sans perdre une minute.
Conformité
Vous aidez tous vos collègues à respecter en tout temps les processus établis.
Qualité
Vous et vos collègues prenez de bonnes décisions dans vos projets de traduction.
Sécurité
Vous vous protégez contre les risques d’interventions unilatérales erronées de la part de membres de votre organisation ou de difficultés évitables entre vous et votre fournisseur.
