En affaires, les urgences sont inévitables, mais pas les frais d’urgence

Les technologies ont changé notre façon de communiquer à l’échelle mondiale et suscitent la création de masses de contenu sans précédent à traiter. Toute bonne agence de traduction fait donc face au double défi d’assurer la qualité sans rater des échéances de plus en plus serrées. Elle ne peut reculer devant rien pour suivre le rythme de vos communications.

Une agence peut facturer un tarif d’urgence ou des frais supplémentaires pour les mandats envoyés sans préavis et qui doivent se réaliser hors des heures normales. La traduction risque aussi de coûter plus cher si vous envoyez un volume élevé à traduire en peu de temps, parce qu’il faut généralement mobiliser une équipe de langagiers.

Dans ce genre de situation, les meilleures pratiques de gestion permettent d’éviter l’accumulation inacceptable de frais d’urgence, source d’insatisfaction pour bien des clients. C’est là que les cabinets de traduction professionnels se distinguent des autres. Non seulement se servent-ils d’outils spécialisés qui font toute la différence, mais ils adoptent deux approches payantes : les communications proactives et la planification conjointe.

Voyez ici comment un cabinet professionnel peut vous aider à faire le maximum d’économies. Il y a 7 principales stratégies à adopter pour éviter les frais d’urgence :

1. L’annonce des urgences prévues
2. L’analyse préalable des documents à traduire
3. L’envoi de documents de référence
4. La traduction de versions préliminaires
5. La livraison par tranches
6. La mise en disponibilité ciblée des traducteurs
7. Les conseils experts fondés sur devis et rapports

Moins de frais d’urgence quand on choisit une seule agence?

Les entreprises ont des stratégies différentes pour combler leurs besoins en traduction. Certaines préfèrent traiter avec diverses agences selon le projet et les circonstances. D’autres font le choix de confier toute leur traduction au même fournisseur, qui devient leur conseiller attitré et les aide notamment à gérer leurs coûts de traduction de façon optimale pour l’ensemble des projets. L’évitement des frais d’urgence peut vraiment faire partie des avantages que procure le choix d’une agence attitrée.

1) L’annonce des urgences prévues

Les urgences sont les urgences, mais toutes ne sont pas imprévues. Et une urgence annoncée peut être traitée sans frais d’urgence. Dans le cas d’un texte comptant 10 000 mots, par exemple, le simple fait de donner trois jours de préavis à votre agence pourrait vous permettre d’éviter la totalité des frais d’urgence et d’économiser 35 % sur le total des coûts du projet.

Vous savez qu’une communication urgente s’en vient, même si vous n’avez pas de date exacte? Vous avez le temps de la planifier pour optimiser les coûts et le travail. C’est simple : communiquez sans tarder avec votre agence pour expliquer la situation et partagez l’information dont vous disposez.

Si vous n’avez pas de fournisseur attitré, protégez-vous en exigeant la signature d’une entente de confidentialité avant de divulguer quoi que ce soit.

Voici ce que devrait déjà pouvoir faire le gestionnaire de projets avec qui vous traiterez :

• Évaluer les heures et les ressources nécessaires
• Établir un devis préliminaire (frais et échéancier)
• Vous conseiller sur les moyens d’organiser votre projet pour réduire les coûts
• Choisir les meilleurs experts et réserver leurs services tout de suite
• Répondre à vos questions

Cette première évaluation en dit long sur la qualité professionnelle du service que vous offre l’agence.

2) L’analyse préalable des documents à traduire

Vos documents ne sont pas encore prêts à traduire, mais vous en avez une version relativement avancée (à 70 % d’une version définitive)? Assurez-vous de les faire analyser sans plus tarder par votre agence pour obtenir un devis et un plan d’action plus précis.

Le saviez-vous?

• Mieux vaut envoyer vos fichiers originaux que les convertir en format PDF
• Les fichiers en format non modifiable doivent être convertis et modifiés par l’agence avant d’être analysés et traduits (plus cher et plus risqué)
• L’agence devrait pouvoir accepter tous les formats courants ou spécialisés (Adobe InDesign, par ex.)

Deux angles d’analyse essentiels

L’ANALYSE TECHNIQUE 

• Format (logiciels)
• Défis particuliers (éléments non modifiables, mise en page complexe)
• Recoupements (passages semblables et gains d’efficacité correspondants)
• Temps de réalisation du mandat
• Nombre de linguistes pour optimiser la vitesse et assurer l’uniformité

L’ANALYSE PROFESSIONNELLE 

• Domaine de spécialisation
• Sujet et technicité
• Terminologie nouvelle ou complexe
• Éléments que vous ne voulez peut-être pas traduire (pages de commentaires d’un fichier PowerPoint, par ex.)
• Meilleurs experts langagiers pour chaque partie du mandat

Un chargé de projets compétent sait comment éviter une bonne partie des frais d’urgence. Il vous pose les questions nécessaires et répond aux vôtres. Si vous évaluez différents fournisseurs, vous devriez être en mesure de choisir le meilleur selon la qualité du devis et des conseils reçus.

3) L’envoi de documents de référence

Il y a deux types de documents que vous gagnez à envoyer à votre agence de traduction avant le début d’un projet.

a) Les versions antérieures des documents à traduire

Pensez à un rapport annuel, par exemple. Votre agence peut non seulement analyser le contenu et les recoupements des versions antérieures, mais aussi les intégrer d’avance à ses bases de données. Tout sera prêt à consulter par les traducteurs quand ils commenceront leur travail, qui se fera donc de façon plus efficace.

b) Des documents connexes qui illustrent vos préférences

Les cabinets de traduction professionnels veillent à obtenir des documents de référence (idéalement bilingues) pour maximiser l’uniformité de leur travail par rapport à ce qui a déjà été traduit. Pensez à vos contenus existants, où l’on trouve des concepts ou des messages clés dans leur contexte. Ou encore à des textes qui contiennent de la terminologie particulière que votre fournisseur doit connaître et qu’il devrait adapter si certains concepts spécialisés ne sont présentés que dans une langue.

Pour les traductions portant sur un système informatique, n’oubliez pas de joindre des saisies d’écrans qui montrent l’emplacement et la désignation des fonctions et des boutons. Les traducteurs peuvent prendre connaissance de cette information essentielle et y avoir automatiquement accès dans leurs outils. Ça vous garantit le maximum de vitesse, de qualité et d’économies.

4) La traduction de versions préliminaires

La gestion de multiples versions des mêmes documents fait partie intégrante de la traduction professionnelle. Votre agence de traduction devrait avoir des processus et des outils expressément conçus à cette fin. Vous n’avez donc pas à attendre un document dans sa version définitive avant d’en amorcer la traduction.

C’est une stratégie particulièrement payante si l’essentiel d’un projet urgent peut se réaliser dans des délais moins serrés, au tarif régulier. Il ne reste plus ensuite qu’à mettre à jour la traduction. La portion urgente du projet est donc plus facilement gérable, et à moindre coût. C’est aussi moins risqué au chapitre de la qualité puisque les traducteurs n’ont pas à traiter de volume important à toute vitesse.

Dans le cadre d’un projet d’envergure comme une réponse à un appel d’offres, certains documents ou certaines portions de documents sont rédigés plus rapidement. Songez à diviser votre projet en plusieurs parties. Transmettez à l’agence de traduction les parties les plus avancées et faites suivre les autres séparément. Ainsi, tout le travail ne sera sans doute pas facturable au tarif d’urgence.

5) La livraison par tranches

Dans certaines situations, vous n’avez pas de marge de manœuvre en début de projet : impossible d’envoyer quoi que ce soit d’avance, de sorte que tout devient urgent. Peut-être pouvez-vous cependant faire traduire les documents par tranches successives pour éviter au moins une partie des frais d’urgence.

Cette approche est particulièrement avantageuse pour les documents volumineux que vous faites relire par un expert de votre entreprise avant leur publication. Si votre expert ne peut pas tout relire le même jour, demandez qu’on lui livre les portions traduites à différents moments pour lui permettre d’échelonner sa relecture. Toutes les parties ne seront sans doute pas facturées au tarif d’urgence. En traitant avec un cabinet de traduction professionnel et un chargé de projets attitré, vous avez l’assurance que chaque tranche arrivera exactement au moment prévu et à un coût optimal. Tout le monde y gagne.

6) La mise en disponibilité ciblée des traducteurs

À la fin d’un projet urgent, certains clients exigent que des traducteurs demeurent disponibles jour et nuit au cas où de nouveaux documents ou des mises à jour demanderaient leur intervention immédiate.

C’est une approche qui coûte cher parce que les traducteurs ne sont pas seulement joignables : ils sont littéralement devant l’ordinateur et prêts à se mettre au travail sur-le-champ. Chaque heure de cette garde d’urgence devient donc facturable.

Un cabinet professionnel devrait vous proposer une autre approche, beaucoup moins coûteuse et tout aussi fiable. Cette approche consiste à cibler les heures de mise en disponibilité les plus pertinentes pendant une période particulièrement imprévisible. En discutant avec votre chargé de projets attitré des défis que vous devez relever, il est possible de bâtir dès le départ un plan d’action sur mesure. Il tiendra compte des éléments d’incertitude, et peut être revu d’heure en heure quand arrive chaque moment crucial.

En traitant avec un cabinet de traduction professionnel, vous pouvez compter sur les services d’experts au bon moment. Vous pouvez tout coordonner à la minute près, comme vous le faites avec vos collègues.

Le saviez-vous?

• Il est possible de se préparer aux urgences, même si elles sont imprévisibles
• Transmettez dès que possible l’information dont vous disposez à votre chargé de projet
• Demandez-lui un échéancier qui tient compte de tous les scénarios
• La planification à rebours (en partant de la date de la conclusion prévue du projet) est la clé du succès et la méthode idéale pour prévoir précisément chaque étape en évitant les frais inutiles

7) Des conseils d’experts, et des devis et rapports fiables

Une agence de traduction ne devrait jamais se limiter à un rôle d’exécutant. Elle a une mission de conseiller qui englobe la gestion stratégique des enjeux liés aux communications multilingues. Le contrôle des coûts et l’évitement des frais d’urgence en font partie.

Votre agence est tenue de vous fournir gratuitement des devis et des rapports précis et fiables. Mais ces données ne sont que le point de départ. Un cabinet de traduction professionnel vous aide aussi à les analyser pour mieux comprendre votre projet et comment vous pouvez vraiment tirer le maximum des services de traduction sans risques de retard ou de mauvaise qualité.

C’est payant de se parler

Le dialogue continu avec une agence professionnelle se traduit par un service rapide, souvent sans frais d’urgence. Vous y gagnez encore plus si vous avez un fournisseur unique de confiance, à qui vous confiez toute votre traduction. L’un des nombreux avantages qui découlent de ce choix, c’est que le même gestionnaire de projets vous sert et vous conseille en tout temps. Plus vous le mettez dans le coup, plus vous avez de chances de voir vos factures diminuer.

Versacom est le cabinet de traduction désigné de centaines d’entreprises locales, nationales et internationales. Le contrôle et l’évitement proactifs des coûts font partie intégrante de notre expertise et du mandat quotidien de nos gestionnaires. La planification et la gestion des urgences aussi.

Quand vous traitez avec nous, votre gestionnaire attitré exploite des outils et des processus spécialisés à votre profit. Il reçoit aussi l’appui d’autres experts (langagiers, informaticiens, administrateurs) qui jouent un rôle clé dans l’analyse de vos projets et l’établissement des meilleures stratégies d’évitement des frais d’urgence.

Nous sommes là pour mener à bien tous vos projets urgents, prévus ou imprévus. Nous vous garantissons le maximum d’économies sans risques de retard ou de mauvaise qualité. Vous pouvez compter sur un accompagnement professionnel qui réduit vraiment vos coûts par des moyens auxquels vous n’auriez peut-être pas pensé. Au-delà des communications courantes, nous vous offrons aussi des rencontres périodiques pour faire le point et envisager toute nouvelle solution professionnelle ou technologique porteuse de gains d’efficacité accrus.