Une étape à ne pas négliger dans le processus d’approvisionnement!

Dans la majorité des processus d’appel d’offres, la rencontre entre une organisation et un fournisseur de services langagiers (FSL) dont elle considère contracter les services a lieu après l’analyse des soumissions et le choix des « finalistes » : typiquement, le FSL fera une présentation de son offre de services dans les bureaux de l’organisation cliente ou par téléconférence. Cette approche quelque peu impersonnelle fait en sorte que les caractéristiques plus difficilement mesurables, mais déterminantes, d’un FSL ont peu d’influence directe sur le choix des acheteurs.

Une visite chez un FSL pressenti peut se révéler particulièrement instructive : il n’y a rien de tel pour savoir à qui vous avez vraiment affaire. Cette rencontre en face à face aux bureaux du FSL vous permettra d’éviter les mauvaises surprises et de tirer bien des avantages (nous vous les présentons ci-dessous).

Mauvaises surprises : autant en avoir tout de suite le cœur net

Derrière une soumission et un site Web qui font bonne impression, il peut y avoir une entreprise d’excellence… ou une réalité contraire à toutes vos attentes. Les trois mauvaises surprises suivantes sont malheureusement parmi les plus fréquentes :

Une présence minimaliste

Le fournisseur peut ne disposer que d’un tout petit bureau et d’une équipe réduite composée uniquement de coordonnateurs de projets, sans aucun langagier sur place. Au pire, vous pourriez découvrir que son adresse n’est que celle d’une boîte postale locale et que l’équipe locale qu’il vous a présentée dans sa soumission n’existe pas.

L’approche « industrielle »

Un fournisseur très dynamique et orienté client peut, à l’interne, imposer une culture peu propice à l’excellence langagière : on découvre sur place des méthodes et un milieu de travail rigides, impersonnels, lourdement axés sur la quantité plutôt que la qualité, qui font l’effet d’une usine plutôt que d’un cabinet professionnel. C’est mauvais signe.

L’imposture

Pour la seule année 2017, l’organisme Translator Scammers Directory a repéré plus de 5 000 personnes se faisant passer pour des traducteurs professionnels, souvent en volant les curriculum vitæ de traducteurs qualifiés. Même si votre fournisseur pressenti n’est pas un fraudeur au sens de la loi, il pourrait compter parmi les nombreux amateurs sans qualifications langagières qui s’improvisent traducteurs parce qu’ils se débrouillent dans plus d’une langue.

Dix avantages déterminants d’une visite sur place

Pourquoi visiter un partenaire pressenti en amont du processus de sélection?

1 – Pour faire la connaissance de vos experts attitrés

Un FSL sérieux ne se limitera pas à vous offrir une visite guidée de ses bureaux : il vous présentera les experts qu’il compte attitrer à votre organisation et vous donnera l’occasion de discuter avec eux. Vous pourrez constater vous-même qu’ils ont été bien choisis et qu’ils connaissent vos secteurs de spécialisation.

2 – Pour obtenir réponse à vos questions

Le FSL consciencieux planifiera après la tournée des bureaux une petite rencontre qui vous donnera l’occasion d’aborder tous les enjeux qui vous tiennent à cœur et les questions que vous vous posez. Vous aurez par le fait même l’occasion de vérifier à brûle-pourpoint sa connaissance du secteur et des enjeux, au-delà des questions standardisées d’un appel d’offres.

3 – Pour voir comment fonctionnent les outils et les systèmes

Le FSL peut vous faire une démonstration de certains systèmes dont vous entendez parler sans toujours savoir exactement comment ils fonctionnent.

4 – Pour vérifier les mesures de sécurité

La visite sur place vous donne aussi l’occasion de vérifier les mesures de sécurité en place et de discuter avec les responsables des TI et de la sécurité de l’information.

5 – Pour recueillir des informations essentielles

La visite chez un FSL vous permet de recueillir des informations essentielles qui vous aideront à préparer votre appel d’offres et à définir vos critères de sélection. Vous pourrez ainsi ajouter certains critères clés auxquels vous n’auriez pas pensé, et retirer ceux qui manquent de pertinence et ouvriraient la porte aux soumissions de fournisseurs insuffisamment professionnels.

Pourquoi continuer à visiter périodiquement un partenaire après l’avoir choisi?

6 – Pour voir l’importance qu’il vous accorde une fois le contrat signé

Un partenaire sérieux reste aussi enthousiaste et soucieux de votre satisfaction une fois le contrat signé, contrairement aux fournisseurs qui sont de brillants vendeurs mais qui vous accordent un traitement franchement ordinaire à partir du moment où vous êtes client.

7 – Pour évaluer sa souplesse

Un partenaire attentionné s’adapte à vos besoins et vous reçoit exactement au moment qui vous convient (presque sans préavis). S’il n’est pas dans la même ville que vous, et si vous êtes de passage une journée de temps à autre, un partenaire sérieux ne demande pas mieux que de vous recevoir entre vos réunions.

8 – Pour constater la stabilité de votre équipe attitrée

Des visites périodiques chez votre FSL vous permettront de revoir les experts attitrés à votre organisation et de constater que votre partenaire s’assure de fidéliser son équipe, garantissant ainsi l’uniformité et l’amélioration continue des services qui vous sont offerts.

9 – Pour discuter de dossiers particuliers

Certains dossiers sont plus complexes que d’autres et se règlent nettement mieux en personne. Un partenaire sérieux sait vous proposer un petit ordre du jour par priorités.

10 – Pour que vos liens de collaboration demeurent chaleureux et productifs

Vos responsables de la traduction et leurs interlocuteurs du FSL ont beau se parler ou s’écrire régulièrement, une rencontre périodique sur place permet de vous assurer que les liens de collaboration demeurent entièrement efficaces. Votre partenaire peut donc vraiment agir comme prolongement naturel de votre organisation.

Un moment bien investi

Une heure peut suffire pour rencontrer un partenaire potentiel et savoir exactement à qui vous avez affaire, ou pour faire le point sur votre relation d’affaires. N’hésitez pas cependant à demander une rencontre plus longue et à préciser vos attentes, que ce soit avant, pendant ou après votre processus de sélection. Cette stratégie trop souvent négligée peut faire toute la différence dans la qualité du partenaire et du partenariat, influant donc directement sur l’efficacité et la rentabilité de vos choix.

Versacom vous invite!

Nous sommes toujours ravis de recevoir des clients potentiels ou actuels, quel que soit le contexte de la visite. Vous voulez passer nous voir? Communiquez avec nous sans hésiter!